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Große Partys am besten von Profis planen lassen
Eine gemütliche Geburtstagsfete im kleinen Kreis ist schnell organisiert: ein paar Häppchen besorgt, ein paar Getränke aus dem Supermarkt gekauft und den Tisch mit den Sachen gedeckt, die der Haushalt so hergibt. Feiert man im Freien, zum Beispiel im Park oder im Garten, nimmt man auch gerne mal das Einweggeschirr aus dem Laden um die Ecke. Und falls während der Feier noch etwas fehlt, geht man nochmal kurz los. Doch wie sieht es eigentlich aus, geht es um eine deutlich größere Veranstaltung? Oder um ein Fest, was auf keinen Fall "in die Hose" gehen darf? Sind die Bouletten beim kleinen Picknick etwas versalzen, ist das sicherlich kein Problem. Schmeckt das Essen bei einer Hochzeit nicht, kann dieses allerdings schon mal auf die Stimmung schlagen.
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Wenn die Organisation einer Feier aufwendig ist, hat man die Möglichkeit, sich an Profis zu wenden. Erfahrene Eventveranstalter (z.B. www.conventivo.com) wissen schon vorher, worauf geachtet werden muss und was auf keinen Fall vergessen werden darf. Die Eventprofis haben in der Regel viel Erfahrung und wissen dementsprechend, welcher Catering-Service gut ist und welcher nicht.
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Fällt das Budget für die Feier recht knapp aus, können Eventveranstalter mitunter ebenfalls eine echte Hilfe sein – obwohl die Profis für ihren Service natürlich ebenfalls bezahlt werden wollen. Mit ihrer Erfahrung können Eventmanager sagen, welcher Caterer trotz eines günstigen Preises ein gutes Essen liefert. Günstig ist bekanntlich nicht immer gut. Und gerade beim Essen (oftmals einer der größten Posten des gesamten Budgets einer Veranstaltung) kann schlechte Qualität schnell die gute Stimmung verderben. Am Essen sollte also nicht gespart werden – es sei denn, jemand weiß, wer für wenig Geld viel bietet.
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Neben der Erfahrung und dem Know-how liegt der Vorteil von Eventprofis im Mitarbeiter-Netzwerk, das sich die Agenturen oftmals über Jahre aufgebaut haben. Damit können die Veranstaltungsmanager schnell und adäquat auf viele Situationen reagieren und ggf. auch mal einen personellen Engpass überbrücken. Die Agenturen wissen also, welche Servicekräfte für die jeweilige Veranstaltung geeignet sind und wer gerade verfügbar ist. Barpersonal, Bedienungen oder auch Servicekräfte an der Garderobe sind damit immer schnell verfügbar und können beispielsweise im Krankheitsfall schnell ersetzt werden.
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Gleiches gilt für Künstler, die für die Unterhaltung sorgen sollen. Ein guter Eventmanager hat für jede Gelegenheit gleich mehrere Musiker oder andere Bühnenkünstler im Hinterkopf, die gut zur jeweiligen Veranstaltung passen. Der Gastgeber muss sich um all dieses also keine Gedanken machen und kann sich voll und ganz um seine Gäste kümmern.
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